Elektronisch deponeren jaarrekening, een korte handleiding

Bepaal de categorie

Allereerst is het van belang te bepalen in welke categorie het bedrijf valt. De KvK deelt bedrijven in volgens de criteria uit onderstaande tabel. Om een onderneming in een klasse onder te brengen, moet de jaarrekening 2 boekjaren achter elkaar voldoen aan minimaal 2 van de 3 onderstaande eisen.

Indeling bedrijfsklasse, bron KvK

Kies de methode

Elektronisch deponeren kan op verschillende manieren. Het kan door middel van SBR (Standard Business Reporting) Met SBR software kunnen gegeven makkelijk system-to-system uit de administratie worden gehaald en als jaarrekening worden aangeleverd bij de KvK. Ondernemers in de klasse klein en micro, die niet over de SBR software beschikken, kunnen hun jaarrekening elektronisch deponeren bij de KvK via de online service ‘Zelf Deponeren Jaarrekening'(ZDJ) van de KvK. De ondernemer vult dan zelf de gegevens in. Financieel intermediairs, zoals accountants- en administratiekantoren, die voor hun klanten de jaarrekening deponeren, dienen dit met SBR te doen.

Micro en kleine bedrijven

Deze kleine ondernemingen beschikken zelf doorgaans niet over de SBR software. Zij kunnen hun jaarrekening zelf elektronisch deponeren bij de KvK. Hiervoor is een (gratis) toegangscode bij de KvK nodig. Maar het kan ook met een e-herkenningsmiddel met een betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger.

E-herkenningsmiddel

Een e-herkenningsmiddel is een persoonlijk inlogmiddel waarmee veilig ingelogd kan worden bij verschillende aangesloten organisaties. Klik hier voor de voordelen van het hebben van een e-herkenningsmiddel. Er bestaan 5 verschillende betrouwbaarheidsniveaus, van zeer laag tot zeer hoog. De keuze voor een betrouwbaarheidsniveau is afhankelijk van de organisatie / webdienst waarvan gebruikgemaakt gaat worden. Het is daarom belangrijk dat u weet welk betrouwbaarheidsniveau nodig is voor de webdienst waar u wilt inloggen. Zie hier voor een overzicht welke organisaties zijn aangesloten en welke betrouwbaarheidsniveaus daarbij horen. Uiteraard gelden hogere betrouwbaarheidsniveaus ook voor webdiensten die een lager niveau vereisen.

Wanneer kies je waarvoor

Dat is afhankelijk van de organisatie. Voor alleen het deponeren van de jaarrekening volstaat de toegangscode van de KvK. Dit is de goedkoopste oplossing. Maar als je als organisatie ook gebruikmaakt of verwacht te gaan maken van andere webdiensten waarvoor ook e-herkenning nodig is, is het de overweging waard om een e-herkenning aan te vragen.

Met toegangscode KvK

Bij deze toelichting wordt gewerkt met de toegangscode KvK. Deze is gratis aan te vragen bij de KvK, en bestaat uit een toegangscode (bv. WWCF09T) en een wachtwoord.

Aan de slag

• Log met bovengenoemde toegangscode hier in bij de KvK.
• Kies vervolgens:
  • Boekjaar
  • Bedrijfsklasse
  • Waarderingsgrondslag
• Kies op de startpagina voor “start invullen’
• Voer vervolgens uw contactgegevens en de jaarrekening in op de opeenvolgende pagina’s
  • Algemene gegevens
  • Balans
  • Grondslagen (niet voor micro)
  • Toelichtingen (niet voor micro)
  • Niet in balans opgenomen verplichtingen (niet voor micro)
  • Overige toelichtingen
• In het menu aan de linkerkant is zichtbaar op welke pagina u zich bevindt, en hoeveel pagina’s nog ingevuld moeten worden. Alle velden met een * zijn verplichte velden.
• Als alle pagina’s ingevuld zijn, kunt u op de pagina “contoleren en verzenden” de gegevens nog eens controleren en eventueel printen.
• Wanneer u akkoord bent met de ingevulde gegevens, kunt u de gegevens definitief deponeren door op de knop “deponeren” te klikken. U krijgt dan te zien dat uw jaarrekening succesvol is gedeponeerd. U ontvangt ook nog een e-mailbevestiging van de KvK, met als bijlage een pdf van de jaarrekening.

Hiermee is uw jaarrekening gedeponeerd. Meer informatie deponeren en opstellen van een jaarrekening vindt u op de website van de KvK.

10 februari 2020, Ellis Samsom