Is de procuratie van uw organisatie wel op orde?

Wat is procuratie eigenlijk
De begrippen ‘procuratie’ en ‘volmacht’ worden door elkaar gebruikt. Dit is logisch omdat ze zo goed als hetzelfde betekenen. In beide gevallen gaat het om een schriftelijke volmacht om uit naam van iemand anders te handelen. Het enige verschil is dat het bij procuratie altijd om een doorlopende machtiging gaat en bij een volmacht ook om eenmalige machtiging kan gaan. Voor de duidelijkheid spreken wij in dit artikel alleen over procuratie.

Waarom is een goede procuratieregeling nodig
Een procuratie geeft kaders voor het aangaan van verbintenissen/contracten en voor het uitvoeren van transacties. Met andere woorden: wie mag namens uw organisatie verbintenissen aangaan en welke financiële speelruimte heeft deze functionaris? Deze duidelijkheid is van belang voor zowel de interne organisatie als voor de externe omgeving.

Externe werking
Het is aan te raden de procuratie in te schrijven bij de Kamer van Koophandel, zodat externe partijen kunnen controleren of ze met de juiste persoon zaken doen. Externe partijen kunnen op deze manier op de hoogte zijn van de beperkingen en begrenzingen van de procuratie. In geval zij zaken doen met iemand die hiertoe niet gemachtigd is, dan is uw organisatie niet gehouden aan deze overeenkomst. De wederpartij had hiervan immers op de hoogte kunnen zijn door de KvK te raadplegen.

Interne werking
Intern geeft de procuratie eveneens duidelijkheid over de bevoegdheden en worden fouten en misbruik voorkomen. Het is belangrijk om bij het aangaan van verbintenissen altijd te controleren of het binnen het daarvoor bestemde budget valt. Het spreekt voor zich dat de procuratiehouder alleen verbintenissen en transacties mag aangaan die binnen zijn/haar taken en verantwoordelijkheden en het daarvoor vastgestelde budget vallen. Overigens heeft dit slechts een interne werking. Een externe partij kan immers niet op de hoogte zijn van deze informatie.

Naast het regelen van de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid verdient het dus aanbeveling om ook heldere procedures vast te leggen over het intern aftekenen van facturen.

Gezamenlijk of zelfstandig bevoegd
Afhankelijk van de omvang van uw organisatie en de hoogte van de procuratie kan gekozen worden voor een zelfstandige bevoegdheid of een gezamenlijke bevoegdheid. Het voordeel van een gezamenlijke bevoegdheid is dat hiermee minder mis kan gaan. Een nadeel ervan kan zijn dat het minder praktisch is. Er kan dan gekozen worden voor een zelfstandige bevoegdheid tot een bepaald bedrag en daarboven een gezamenlijke bevoegdheid met een andere procuratiehouder.

De inhoud van de procuratie en het ermee gemoeide bedrag is vaak afhankelijk van de functie die iemand vervult. Daarom wordt wel gewerkt met verschillende soorten procuratie.

Voorbeeld
Organisatie X is een organisatie met 1 statutair bestuurder en 4 managers, waaronder een financieel manager. De bestuurder is volledig zelfstandig bevoegd. De financieel manager is bevoegd tot € 50.000 maar alleen samen met een andere manager. De andere managers zijn samen met de financieel manager bevoegd tot € 50.000 maar samen met de andere niet-financieel manager tot € 25.000. Alle managers zijn zonder de andere managers bevoegd tot een bedrag € 10.000. Dit betreft uiteraard de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid. Intern geldt dat de uitgaven wel binnen de vastgestelde budgetten uit het jaarplan van de organisatie dienen te passen.

Goed vastleggen
Vanwege het grote belang van de procuratie is het zinvol om de procuratieregeling en de formulering van de volmachten juridisch te laten checken. Dan is men er zeker van dat alles correct is vastgelegd.

Ellis Samsom, 17 juni 2016