Wat te doen met de EXCO

Aanbevelingen van de Monitoring Commissie Gorporate Governance Code
In het recente voorstel van de Monitoring Commissie voor een herziening van de Corporate Governance Code stelt zij dat er valide argumenten kunnen zijn voor het instellen van een executive committee.

Voor en nadelen van een executive committee
De voordelen kunnen liggen op het gebied van flexibiliteit en korte lijnen bij besluitvorming. Maar er zijn ook potentiële nadelen. Het instellen van een executive committee leidt ertoe dat de afstand tussen de raad van commissarissen en de bestuurslaag waar de materiële besluitvorming plaatsvindt groter wordt. Het hoger management dat lid is van het executive committee valt immers onder de directe verantwoordelijkheid van het bestuur en is in beginsel geen verantwoording verschuldigd aan de raad van commissarissen. De commissarissen kunnen daardoor op te grote afstand komen tot de feitelijke besluitvorming binnen de onderneming. Een gebrekkige informatievoorziening van de commissarissen en het ontbreken van een effectief toezicht kunnen daarvan het gevolg zijn.

Richtlijnen van de Monitoring Commissie
Een blauwdruk voor het vormgeven van een executive committee is niet te geven. De Monitoring Commissie volstaat met het formuleren van enkele richtlijnen. De kern daarvan is als volgt:

• Wees bewust van de risico’s met betrekking tot een effectieve governance en bouw voldoende waarborg in dat checks and balances tot hun recht komen.
• Laat de raad van commissarissen specifieke aandacht hebben voor de dynamiek tussen bestuur en executive committee.
• Zorg voor voldoende waarborgen voor de deskundigheid en verantwoordelijkheden van het bestuur en voor een adequate informatievoorziening aan de raad van commissarissen.
• In het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over (1) de keuze voor het werken met een executive committee; (2) de rol, taak en samenstelling van het executive committee en (3) de wijze waarop het contact tussen de raad van commissarissen en het executive committee is vormgegeven.
• De raad van commissarissen maakt met het bestuur afspraken over de verantwoordelijkheden van de raad van commissarissen bij de beloning van leden van het executive committee. Het ligt voor de hand dat deze verantwoordelijkheid bij een executive committee waar de materiële besluitvorming plaatsvindt verder gaat dan bij een executive committee die zich beperkt tot de voorbereiding en implementatie van besluiten.

Leg taken, samenstelling en werkwijze goed vast
De juridische status van het executive committee is eigenlijk heel diffuus en kan gemakkelijk aanleiding vormen tot tal van vragen en juridische problemen. De kern van de problematiek is dat het executive committee in de praktijk vaak op de stoel van de bestuurders zit, terwijl de meeste leden ervan geen statutair bestuurders zijn. Wie draagt dan de verantwoordelijkheid voor het gevoerde bestuur en hoe groot is de invloed van de niet-bestuurders op de genomen besluiten? Als die invloed van betekenis is, behoren commissarissen (en/of aandeelhouders) dan niet een duidelijke rol te hebben bij de werving, beoordeling en beloning van de leden van het executive committee? Ter voorkoming van geschillen is het raadzaam aan al deze aspecten aandacht te besteden in een goed doordacht reglement voor de taken, samenstelling en werkwijze van het executive committee.

Rik Harmsen/Ellis Samsom, 29 februari 2016